Organización para administradores de propiedad
04/14/2021 | Dunn Edwards |
La limpieza de primavera no es sólo para los inmuebles vacíos
Los profesionales de la administración de fincas deben dar cabida constantemente a dos mundos distintos: el completamente predecible (cobro de alquileres, contratos de arrendamiento, ciclos de mantenimiento) y el completamente impredecible (tuberías rotas, inquilinos revoltosos, desocupaciones repentinas). Este tira y afloja de circunstancias puede dar lugar a oficinas desordenadas y almacenes de mantenimiento abarrotados. Todo ello afecta negativamente a la moral de los empleados y transmite un mensaje negativo a los inquilinos.
Desde el punto de vista científico, el desorden provoca estrés porque es demasiado estimulante para nuestro cerebro: envía la señal de que nuestro trabajo nunca termina y genera culpa, ansiedad y sensación de agobio.[1] Puede parecer un tema delicado, pero lo cierto es que los trabajadores felices y sin estrés son más productivos.[2] Así que, si quieres una forma relativamente fácil y barata de aumentar la productividad y la moral, prueba a ordenar. Aquí tienes dos sencillos consejos que te ayudarán.
Consejo 1: No use papel.
Según Agency Sales Magazine, la mayoría de la gente nunca utiliza ni consulta el 80% de los papeles e información que guarda.[3] Lo más probable es que sus inquilinos guarden la documentación del alquiler en un cajón, fuera de su vista y de su mente. Si alguna vez necesitan consultarla, es posible que no puedan localizarla y tengan que pedirte un duplicado. ¿Y todas esas notificaciones en papel? Probablemente vayan directamente de las puertas y buzones de sus inquilinos a la basura.
Piensa ahora en el papeleo que guardas en tu oficina. Según la EPA, un oficinista medio consume más de 10.000 hojas de papel al año.[4] Si tu empresa tiene diez empleados, los costes se multiplican hasta el punto de que el papel podría costarte hasta 10.000 dólares al año. Incluso si ha encontrado formas de conservar el papel, almacenarlo tiene un coste. Considere la cantidad que cobra por un alquiler en términos de precio por pie cuadrado al mes. Ahora piense en cuántos metros cuadrados de espacio está utilizando actualmente para almacenar el papeleo. Con el tiempo, todo suma.
Si sigue utilizando papel, ahora es el momento de cambiar a sistemas sin papel más modernos: reducirá el desorden y dispondrá de una integración más cómoda y perfecta que le ahorrará enormes cantidades de tiempo y espacio en todas sus propiedades.
Prueba estas alternativas en papel:
- Despídete de los recibos en papel: Wave es una aplicación gratuita que permite a los empleados hacer una foto de sus recibos de gastos para escanearlos, archivarlos y organizarlos para su reembolso.
- Tome el control de su calendario: ScheduleOnce y Calendly son apps con versiones gratuitas que te permiten llevar un control de tus reuniones y citas con posibles inquilinos sin necesidad de un calendario de papel. Se integran con tus aplicaciones de calendario habituales (Google Calendar, Outlook, iCloud, etc.) para que puedas recibir recordatorios en el móvil, pero ambas llevan la programación un paso más allá: puedes publicar un enlace en tu sitio web para que los posibles inquilinos te reserven una cita, y la cita aparecerá automáticamente en tu calendario.
- Controla el tiempo en cualquier lugar: Clockify es una aplicación gratuita que permite a tus empleados por hora llevar un registro de sus horas, sin importar dónde se encuentren en el trabajo. Con opciones para diferentes tarifas y trabajos de los empleados, puedes controlar fácilmente varios trabajos y las horas de los empleados con útiles visualizaciones que te permiten ver cuánto ha ganado cada empleado. Para hacer el seguimiento de las horas, los empleados se descargan la aplicación y registran su entrada y salida en el teléfono. Si se olvidan, puedes ajustar el registro manualmente a posteriori.
- Publique folletos en línea: Para propiedades de lujo en las que se espera material publicitario impreso, convierta sus folletos en folletos en línea de forma gratuita. La plataforma de publicación en línea issuu te permite subir un pdf y transformarlo en un folleto interactivo en línea optimizado para móviles. Una vez cargado el material, basta con enviar un enlace por correo electrónico a los posibles inquilinos para que puedan hojear el folleto en un entorno de lujo y sin papel que les haga saber que su propiedad está preparada para el siglo XXI.
Consejo 2: Establece una zona libre de desorden.
Eche un vistazo a su oficina. ¿Se ve tan pulida y desordenada como podría? Mírala desde el prisma de una propiedad que mostrarías a un posible inquilino. ¿Está lista para alquilar? Lo más probable es que el día a día de la gestión inmobiliaria le haya dado un aspecto más desgastado. La primavera es el momento perfecto para ocuparse del desorden y organizar el espacio. Unos cuantos accesorios inteligentes pueden ayudar mucho:
- Los organizadores de cables pueden utilizarse para ocultar y organizar cables de ordenador, cargadores de teléfono, alargadores y mucho más. Organizar los cables no es sólo un ejercicio de bienestar, también puede ayudar a evitar lesiones a los empleados y dar a tu oficina un aspecto más pulido que atraiga a posibles inquilinos. Compre la variedad que se puede pintar y dé a toda la zona una nueva capa de pintura para que siga pareciendo tan fresca como el primer día.
- Las cestas de almacenaje bajo los estantes pueden ayudarle a recuperar su escritorio y a mantener el desorden fuera de su vista. Utilízalas para guardar pañuelos, papeles, llaves o tentempiés.
- Los zapateros colgantes tienen bolsillos del tamaño perfecto para guardar botes de spray, botellas de plástico, brochas o fundas de rodillos de pintura. Puede ser una solución útil para armarios pequeños.
- Las pizarras de borrado en seco pueden ser herramientas inestimables para organizar las siempre cambiantes listas de tareas pendientes. Considera la posibilidad de colgar una en la zona de oficinas y otra en la de suministros de mantenimiento. Fija rotuladores de borrado en seco y gomas de borrar a las pizarras con velcro para tenerlos siempre a mano.
Mantener el entorno de trabajo de la administración de fincas limpio y ordenado puede ayudar a que todo funcione sin problemas. Cuando todo el mundo sabe dónde está cada cosa, se eliminan los tiempos muertos y las peticiones de los inquilinos se atienden con mayor rapidez. Cuanto más organizado esté ahora, más preparado estará para las situaciones impredecibles que surjan en el futuro.
[1] https://www.psychologytoday.com/ca/blog/high-octan...
