Gestión de propiedades durante la pandemia

Cómo reducir el riesgo empresarial manteniendo su propiedad en buen estado

Mientras el país espera con impaciencia la distribución completa de la vacuna COVID-19, los propietarios y administradores de viviendas siguen enfrentándose a retos extraordinarios. Aunque ha habido una moratoria temporal de los desahucios residenciales, en algún momento se levantará y los administradores se encontrarán con un aumento de las viviendas vacías. Por si fuera poco, los sectores del comercio minorista y la restauración atraviesan dificultades, y muchos inquilinos de oficinas se están dando cuenta de que pueden ahorrar money pasando a un modelo de trabajo permanente desde casa. Estos factores también están provocando un aumento de las vacantes comerciales. Como administrador de fincas, sea cual sea el escenario en el que se encuentre, es probable que sus necesidades de pintura aumenten en un futuro próximo.

Tanto si se encuentra en un estado cerrado como en uno totalmente abierto, hay algunas cosas que debe saber para proteger a sus empleados e inquilinos durante los próximos meses. Póngase al día con estos consejos para ayudarle a mantener su propiedad a través de la pandemia de forma segura y mantener sus propiedades funcionando sin problemas.

Consejo 1: Tenga un plan.

La Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo de EE.UU. recomienda que todas las empresas elaboren un plan de preparación y respuesta ante enfermedades infecciosas. Aunque pueda parecer exagerado, sobre todo si sólo gestiona una o dos propiedades, tener un plan siempre es una buena idea. No es necesario que sea algo formal; simplemente piense en diferentes escenarios y escriba sus ideas sobre cómo podría manejarlos. Aquí tienes algunas preguntas que puedes plantearte:

- ¿Cuál es la mayor fuente de riesgo de infección para usted, sus empleados y sus inquilinos? Identificar las zonas en las que las personas pueden estar en contacto más estrecho, en las que el acceso a las instalaciones para lavarse las manos es mínimo o en las que es menos probable que se utilicen mascarillas (por ejemplo, durante las pausas para comer) puede ayudarle a poner en marcha prácticas para reducir el riesgo. Por ejemplo, podría realizar todas las evaluaciones iniciales de los inquilinos y las inspecciones de las propiedades mediante videollamadas en lugar de visitas en persona, dejar algunas botellas de desinfectante de manos o jabón en cada propiedad vacía y/o solicitar que el personal de pintura y mantenimiento se mantenga a una distancia mínima de 1,8 metros de los demás durante las pausas para comer cuando se quiten las mascarillas.

- ¿Qué hará si uno o varios empleados o inquilinos enferman? Contar con un plan de contingencia puede hacer que su propiedad funcione sin problemas y evitar infecciones adicionales. ¿Ofrece actualmente bajas por enfermedad remuneradas al personal de mantenimiento? Si no es así, considere la posibilidad de ofrecérsela. Aunque pueda parecer que supondría una carga financiera para su empresa, la carga sería mucho peor si los empleados infectados acudieran a trabajar porque no pueden permitirse tomarse un tiempo libre. Eso podría dar lugar a otras infecciones y, en última instancia, a una enorme responsabilidad para su empresa. Si un empleado o inquilino enferma, ¿cómo y cuándo informará a los demás empleados e inquilinos que puedan haber estado expuestos? ¿Exigirá a los demás empleados que se pongan en cuarentena o se sometan a pruebas antes de volver al trabajo? Todas estas situaciones serán más fáciles de manejar si has tenido tiempo de pensar en ellas con antelación.

- ¿Cómo responderá su propiedad a los cierres locales? Aunque la situación es fluida y diferente en cada lugar, planificar con antelación en caso de cierre podría proporcionarle una mayor tranquilidad. ¿Ha reservado fondos adicionales para mantener al personal empleado y continuar con los procesos de mantenimiento habituales en caso de que se prorrogue la moratoria de desahucios y disminuyan los ingresos? ¿Dispone de un protocolo para notificar a inquilinos y empleados los nuevos procedimientos y normativas?

Consejo 2: La seguridad es comercializable.

Aunque cada uno procesa el impacto de la pandemia de forma diferente, nadie está en contra de un poco más de limpieza. Informar a los inquilinos actuales y potenciales (en su sitio web y a través de las interacciones iniciales) de que está tomando medidas de seguridad adicionales durante este tiempo puede significar la diferencia entre nuevos contratos de arrendamiento y contratos rescindidos.

Según los CDC, estas son algunas pautas que debes seguir:

- Utilice una mascarilla. Cuando llegue a una propiedad o se reúna con un inquilino potencial o actual, asegúrese de llevar una mascarilla que le cubra la nariz y la boca en todo momento. Además de protegerle de los gérmenes extraviados, también protegerá a los que le rodean. Exija que todo el personal de mantenimiento, incluidos los pintores que puedan estar en una propiedad vacía, lleven también mascarillas. Tenga cuidado al permitir que el personal lleve mascarillas de pintura para la prevención general de coronavirus... aunque pueden ofrecer una protección excelente para el que las lleva, ofrecen poca o ninguna protección para los demás y eso podría ser una responsabilidad. Si el respirador de alguien tiene una válvula unidireccional, es probable que libere aire sin filtrar al exhalar, por lo que podría permitirle propagar el virus a otro empleado o inquilino sin saberlo. Cuando sea obligatorio llevar mascarilla (al trabajar con determinados tipos de pinturas u otros productos químicos), anime a los pintores a crear una zona de no entrada con mascarilla para que los demás no se expongan al riesgo potencial.

- Limpie con regularidad. Anime a todo el personal de mantenimiento a desinfectar sistemáticamente los vehículos, equipos, herramientas y almacenes compartidos. Pida a todos los empleados que se laven las manos con regularidad y que se queden en casa si muestran algún síntoma. Al contratar a contratistas, pregúnteles sobre sus prácticas habituales de limpieza para calibrar su concienciación sobre este tema.

- Mantenga las distancias. Siempre que sea posible, mantenga al menos dos metros de distancia entre usted y los demás, y anime a su personal y a los inquilinos a hacer lo mismo, incluso cuando lleven mascarillas.

- Ventile a fondo. La ventilación siempre ha sido importante para los pintores, pero ahora es un factor crítico para todo el personal de mantenimiento. Siempre que sea posible, anime al personal a abrir ventanas y puertas para que circule aire fresco mientras trabaja en interiores.

- Manténgase alerta. Sepa que alguien puede ser portador del virus aunque no presente síntomas. Tendemos a bajar la guardia con las personas que conocemos, pero a menos que se aíslen el 100% del tiempo fuera del trabajo, podrían contraer el virus y propagarlo sin saberlo. Aunque pueda resultar incómodo llevar mascarilla cerca de tus empleados o inquilinos de mayor confianza, al final, llevar mascarilla cerca de ellos demuestra que les respetas y valoras su seguridad.

Para consultar la lista completa de directrices de seguridad, visite los sitios web de los CDC y la OSHA.

Consejo 3: Sepa que nunca "volveremos a la normalidad".

No pretendo ser pesimista. No cabe duda de que la vida será más fácil, pero la pandemia ha cambiado la forma de vivir y de hacer negocios... en algunos casos de forma permanente. Cuanto más pueda aceptarlo y prepararse para ello, más sólida será la posición de su empresa de gestión inmobiliaria en el futuro.

Por ejemplo, las expectativas de sus inquilinos en materia de limpieza y seguridad son más altas que antes, y es poco probable que eso cambie en un futuro próximo. La aplicación y el mantenimiento de políticas periódicas de lavado de manos y desinfección de equipos es algo que no va a cambiar.

Muchas personas se han acostumbrado a la comodidad de mantener reuniones por vídeo y enviar mensajes de texto en lugar de reunirse en persona. Incluso después de que termine la pandemia, algunos posibles inquilinos van a querer mantener el contacto de esta manera. Si aún no lo ha hecho, explore las opciones que tiene a su disposición para celebrar videoconferencias (muchos smartphones disponen de función de videollamada, y tanto zoom como Free Conference Call ofrecen planes gratuitos). Para ahorrar tiempo en las visitas a los inmuebles y atraer a los mejores inquilinos, considere la posibilidad de incorporar visitas guiadas en vídeo a sus planes de marketing inmobiliario. Podrían pregrabarse y colgarse en su sitio web o anuncio en línea, evitando así la necesidad de visitas individuales.

Incluso después de que termine la pandemia, seguirá habiendo un cambio en la forma en que se alquilan y utilizan las propiedades. Por ejemplo, es posible que muchas propiedades que antes se utilizaban para fines comerciales tengan que ser recalificadas y remodeladas para alojar a inquilinos residenciales. Debido a los nuevos temores y a la concienciación que han surgido a raíz de la pandemia, los posibles inquilinos podrían ser más exigentes en lo que respecta a la filtración de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, y/o usted podría descubrir que existe un mayor mercado para unidades más pequeñas, lo que requeriría modificaciones adicionales en las propiedades existentes.

La "nueva normalidad" para los administradores de fincas va a ser aprender a adaptarse a un cambio mayor en las tendencias inmobiliarias, prestando al mismo tiempo mucha atención a las necesidades de empleados e inquilinos. La única constante que podemos esperar de forma fiable son los cambios.

En resumen: aunque parece que nos recuperaremos de la pandemia en algún momento de este año, pasará algún tiempo antes de que estemos totalmente fuera de la zona de peligro. Seguir estos consejos puede ayudar a su empresa de administración de fincas a seguir siendo rentable ahora y prepararla para el éxito en el futuro.