Lograr el éxito en tiempos difíciles

No hay duda de que estos son tiempos difíciles - el miedo a la enfermedad, la reducción de ingresos o el desempleo son sólo algunos de los muchos problemas a los que usted, sus empleados, propietarios y, por supuesto, los inquilinos se enfrentan cada día. Esto significa que los administradores de fincas pueden necesitar navegar rápidamente por la cambiante normativa COVID-19, así como proteger a empleados, propietarios e inquilinos. Para ello, tienen que establecer un plan de crisis, gestionar solicitudes de aplazamiento de alquileres y gestionar proveedores de servicios y vendedores externos, por no hablar de seguir en activo. Es mucho con lo que lidiar. Si no está seguro de por dónde empezar, aquí tiene algunas ideas que puede tener en cuenta:

Cree o actualice su plan de emergencia

Puede que ya disponga de un plan de crisis, pero lo más probable es que no incluya cómo hacer frente a una pandemia. O, tal vez, necesite crear uno. En cualquier caso, una estrategia detallada puede ayudarle a usted, a sus empleados y a sus inquilinos a comunicarse con claridad y a actuar con rapidez. He aquí algunas sugerencias para bear in mind.

• Invite a los responsables de la toma de decisiones -especialmente, a los gerentes de las instalaciones- a que le ayuden a desarrollar o actualizar su plan de crisis para todas las propiedades. Una vez finalizado, considere la posibilidad de compartir el plan con propietarios, empleados, inquilinos y trabajadores externos.
• Dedique tiempo a identificar los riesgos relacionados con el puesto de trabajo.
• Quizás pueda ponerse en contacto con los departamentos de salud estatales y locales para mantenerse informado sobre las actualizaciones y los requisitos relativos a los brotes.
• Proporcione a los inquilinos y empleados carteles o folletos sobre las medidas de seguridad adecuadas, así como sobre los signos de enfermedad.
• Anime a empleados e inquilinos a ponerse en contacto con un supervisor si se diagnostica COVID-19 a alguien de la propiedad. Tenga en cuenta que, aunque los administradores pueden informar a otros de un caso de COVID-19, no pueden revelar legalmente el número de persona o unidad.

Comunicarse con el personal y los inquilinos

Durante una emergencia, pocas cosas son más importantes que una comunicación clara, oportuna y basada en hechos. Esto no sólo puede tranquilizar a la gente, sino que puede ayudar a reducir la probabilidad de propagación de la enfermedad.

• Quizás pedir a los miembros clave del personal que comprueben y actualicen las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono y los contactos de emergencia de todos los inquilinos.
• Elabore/distribuya un paquete informativo para empleados e inquilinos. Puede incluir información de contacto para la gestión de la propiedad y recursos sanitarios locales, así como prácticas de mantenimiento y limpieza de la propiedad.
• Una buena forma de ahorrar tiempo en caso de emergencia es redactar documentos de comunicación para poder informar y/o responder rápidamente a residentes, inquilinos e invitados. Es aconsejable que los comunicados sean objetivos y tranquilos, y que incluyan las recomendaciones de las autoridades locales.

Proveedores/ Solicitudes de servicio

Mantenerse en contacto con los proveedores de servicios y los vendedores es crucial en una crisis sanitaria. Considere la posibilidad de darles una copia de su plan de emergencia para que todos puedan adaptarse y mantener todo funcionando sin problemas.

• Solicite a los vendedores y proveedores que se adhieran a las mejores prácticas de los CDC para la limpieza y desinfección de COVID-19. Además, pídales que no envíen trabajadores que puedan presentar signos de enfermedad.
• Reexaminar las necesidades inmobiliarias y determinar los proveedores cruciales.
• Identifique proveedores de reserva en caso de escasez de personal o interrupción del suministro.

Mantener el negocio

Seamos realistas: cuanto más tiempo pasen los inquilinos sin trabajar, más morosidad se producirá. Por lo tanto, puede que necesites tomar decisiones inteligentes ahora, mejor que más tarde.

Solicite que todas las solicitudes de aplazamiento o condonación de los inquilinos se presenten por escrito, con detalles de su situación y de cómo piensan resolverla. En un plazo de 10 días, los propietarios y administradores de fincas pueden aplicar una política relativa a los retrasos en los pagos.

Dicho esto, cuando no se le paga, es posible que también tenga dificultades para pagar sus facturas. Si es así, sea proactivo con sus socios, especialmente con los contratistas de larga duración. Considere la posibilidad de enviar a sus proveedores una carta por escrito solicitando algunas concesiones de pago durante este momento difícil, lo que le puede dar un respiro. Haga clic aquí para ver un modelo de carta de Low Law Group.

Incluso en las mejores circunstancias, puede resultar difícil atraer a posibles inquilinos. Considere la posibilidad de ofrecer visitas virtuales o autoguiadas que le ayuden a mantener a la gente interesada (sobre todo a los millennials) en sus propiedades.

Trabajar a distancia

Hasta que cambien las órdenes de "quedarse en casa", los administradores de fincas pueden establecer los niveles mínimos de personal necesarios para mantener las operaciones críticas y, después, ofrecer a los demás la opción de trabajar desde casa. He aquí algunos aspectos a tener en cuenta antes de ofrecer acceso remoto:

• Evalúa las capacidades tecnológicas y de Internet de tu empresa para confirmar que el personal que trabaja a distancia dispone de las herramientas que necesita en casa.
• Definir claramente las expectativas de los empleados (horas trabajadas, posibilidad de establecer contacto durante el horario laboral), así como proporcionar procedimientos de acceso remoto al personal.
• Si el acceso remoto no satisface las necesidades, es inteligente formar a los empleados de forma cruzada para que el lugar de trabajo pueda funcionar cuando el personal esencial esté fuera.

Sí, son tiempos difíciles para todos, pero la realidad es que todos estamos juntos en esto. Con esto en mente, Dunn-Edwards valora su colaboración y organizará almuerzos virtuales y Happy Hours para compartir ideas y soluciones que le ayuden a tener éxito en tiempos difíciles. Póngase en contacto con su representante de servicios inmobiliarios para obtener más información.